Règlement général

CHAPITRE 1: DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1. Définitions

À moins que le contexte ne s’y oppose, les termes ont la signification qui suit et s’appliquent :

« administrateur » désigne un membre du Conseil d’administration de la Corporation, indépendamment de sa fonction;
« bénévole » désigne une personne qui accomplit un travail ou qui rend un service sans obligation ni rémunération;
« Conseil » désigne le Conseil d’administration de la Corporation;
« Corporation » désigne le Club de tennis St-Augustin;
«dirigeant» désigne un administrateur ou bénévole qui occupe les fonctions de président, vice-président, trésorier, secrétaire ou autres, telles que déterminées par résolution du Conseil d’administration;
« famille » désigne deux adultes avec ou sans enfants ou un adulte avec au moins un enfant, s’ils partagent un même foyer et ont un lien affectif ou intergénérationnel entre eux;
« membres » désigne l’ensemble des personnes ayant payé la cotisation annuelle établie par la Corporation;
« personne » désigne toute personne physique ou morale, y compris une société, une association ou une quelconque entité;
« Règlement » désigne le présent règlement administratif ainsi que tous les autres règlements administratifs de la Corporation en vigueur, ainsi que leurs éventuelles modifications;
« renseignement confidentiel » désigne les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable qu’un administrateur, un bénévole ou un membre est formellement tenu de garder secrète et tout renseignement qui lui est transmis ou dont il prend connaissance dans des circonstances lui permettant de déduire qu’il doit être tenu confidentiel;
« situation de conflit d’intérêts » : désigne une situation où un administrateur ou un bénévole qui, ayant l’obligation d’agir dans le meilleur intérêt de la Corporation, est dans une situation, qui l’incite ou pourrait l’inciter à manquer à cette obligation pour agir dans son intérêt personnel ou celui d’une personne autre que la Corporation.

Article 2. Interprétation

Dans ce document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Article 3. Divisibilité et préséance

L’invalidité ou le caractère non exécutoire de l’une ou l’autre des dispositions du présent Règlement est sans incidence sur la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions du présent Règlement. Les dispositions contenues dans les statuts ou dans la Loi l’emportent sur toute disposition incompatible du Règlement.

Article 4. Dénomination

La Corporation est désignée sous le nom de « Club de Tennis St-Augustin ».

Article 5. Siège Social

Le siège social est situé au 160, rue Jean-Juneau, Saint-Augustin-de-Desmaures QC G3A 2P1 ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration de la Corporation.

Article 6. Mission de la Corporation

La Corporation est une organisation à but non lucratif, ayant comme mission d’organiser et de promouvoir:

des activités favorisant la pratique du tennis auprès des résidents de la ville de Saint-Augustin-de-Desmaures;
des parties de tennis entre ses membres, notamment en organisant des ligues participatives de jeu en simple et en double, ainsi que des tournois amicaux;
des activités de formation et de perfectionnement afin de permettre aux membres d’améliorer leur niveau de jeu.

Elle favorise les interactions entre ses membres et agit à titre d’interlocuteur auprès de la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures en ce qui a trait à la pratique du tennis sur son territoire. Enfin, elle informe la Ville des travaux d’entretien ou d’amélioration à effectuer aux installations que celle-ci met à la disposition de la Corporation pour la pratique du tennis.

Article 7. Reconnaissance de la Corporation

La Corporation est un partenaire reconnu au sens du «Guide d’Admissibilité et de Soutien des Partenaires (GASP)» de la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures. Le Conseil d’administration doit veiller à ce que la Corporation respecte les exigences du guide afin de demeurer un partenaire reconnu par la Ville et d’en conserver les avantages afférents.

CHAPITRE 2: MEMBRES

Article 8. Admissibilité

Est membre de la Corporation :

toute personne ayant acquitté les frais d’une inscription individuelle;
toutes les personnes d’une famille ayant acquitté les frais d’une inscription familiale.

L’adhésion à la Corporation n’est pas transférable.

Article 9. Catégories de membres

Afin de respecter le «Guide d’Admissibilité et de Soutien des Partenaires (GASP)» de la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures, il existe deux (2) catégories de membre au sein de la Corporation. Ces catégories, établies sur la base du lieu de résidence au moment de l’adhésion à la Corporation, sont les suivantes:

«membre résident» : réside dans la ville de Saint-Augustin-de-Desmaures ou dans une ville bénéficiant d’une entente de réciprocité relative à l’utilisation des services et infrastructures de loisirs et de la culture avec la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures;
«membre non-résident» : réside dans un endroit autre que ceux définis dans la catégorie «membre résident».

Peu importe la catégorie, les membres bénéficient tous des mêmes droits et privilèges.

Article 10. Cotisation

Le montant des frais d’inscription individuelle et familiale, établi par le Conseil d’administration, constitue la cotisation pour devenir membre de la Corporation. La cotisation varie selon la catégorie de membres et est payable à la date et selon les modalités de paiement établies par le Conseil d’administration. Les frais supplémentaires encourus par la Corporation pour obtenir la cotisation d’un membre sont facturés au membre les ayant entrainés.

Article 11. Liste des membres

Le Conseil d’administration dresse la liste officielle des membres avec leurs coordonnées. Cette liste fait office de carte de membre.

Article 12. Connaissance du Règlement et conduite des membres

Le présent Règlement constitue un contrat entre la Corporation et ses membres et entre ces derniers, et tous sont réputés en avoir pris connaissance. Chaque membre s’engage à respecter tous les règlements de la Corporation ainsi que le code de conduite de Tennis Canada intitulé «Guide des joueurs pour les rencontres sans arbitre».

Article 13. Démission

Un membre peut démissionner en tout temps en avisant par écrit le président du Conseil d’administration de la Corporation. La démission entre en vigueur à la date de réception de l’avis écrit. Le non-paiement de la cotisation de l’année en cours est assimilé à une démission tacite.

Un membre démissionnaire ne reçoit aucun remboursement de sa cotisation sauf si sa démission survient avant la tenue de la première activité de l’année financière de la Corporation. Lorsqu’il y a remboursement, les frais d’administration établis par le Conseil d’administration sont déduits du montant à remettre au membre.

Article 14. Suspension et expulsion

Le Conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser un membre de la Corporation lorsque celui-ci ne respecte pas le Règlement de la Corporation, le code de conduite de Tennis Canada, les règles de fonctionnement des ligues de tennis, a une conduite jugée irrespectueuse ou préjudiciable à l’égard des autres membres de la Corporation ou de la Corporation elle-même. Le membre suspendu ou expulsé perd les privilèges associés au statut de membre, incluant celui de participer aux ligues et aux activités organisées par la Corporation.

Avant de suspendre ou d’expulser un membre, le Conseil doit lui transmettre, par courriel (ou verbalement en l’absence d’une adresse courriel), un avis l’informant sommairement des faits reprochés, de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion du Conseil pour statuer sur son cas et l’inviter à s’expliquer par écrit ou à se faire entendre verbalement. Le membre ne peut se faire représenter par une tierce personne.

En cas de suspension ou d’expulsion, le Conseil d’administration doit, par courriel (ou par lettre en l’absence d’une adresse courriel), informer le membre de sa décision et des éléments qui la motivent. Cette décision est finale et sans appel.

Un membre suspendu ou expulsé ne reçoit aucun remboursement de sa cotisation sauf si la suspension ou l’expulsion survient avant la tenue de la première activité de l’année financière de la Corporation.

CHAPITRE 3: ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Article 15. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle a normalement lieu au cours des quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier de la Corporation.

L’assemblée générale annuelle peut être tenue en un lieu physique à la date, à l’heure et à l’endroit déterminés par le Conseil d’administration. Cet endroit doit être situé dans un rayon d’environ 35 km du siège social de la Corporation.

L’assemblée générale annuelle peut aussi être tenue en ligne à la date et à l’heure déterminées par le Conseil d’administration.

Chaque membre a droit de parole à l’assemblée. Les invités et le public peuvent assister à l’assemblée. Ils peuvent avoir droit de parole sur invitation du président ou d’une majorité de membres présents à l’assemblée.

Article 16. Assemblée générale extraordinaire

Le Conseil d’administration, le président ou le vice-président peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire de la Corporation. Elle peut être tenue en un lieu physique ou en ligne.

Une telle assemblée peut également être convoquée à la demande écrite de dix (10) membres de la Corporation. Le sujet à mettre à l’ordre du jour doit être spécifié dans la demande écrite. L’assemblée devra être tenue dans les quatorze (14) jours de la réception de la demande par le Conseil d’administration.

Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les points indiqués à l’ordre du jour peuvent mener à une décision ou à une résolution.

Chaque membre a droit de parole à l’assemblée. Les invités et le public peuvent y assister et prendre la parole sur invitation du président ou d’une majorité de membres présents.

Article 17. Avis de convocation

Pour une assemblée générale annuelle ou une assemblée générale extraordinaire, les membres doivent être convoqués au moins sept (7) jours à l’avance. Le jour où l’avis est transmis aux membres et celui pour lequel il est donné ne sont pas comptabilisés dans le calcul du délai.

L’avis de convocation et l’ordre du jour sont communiqués par courriel. Pour une assemblée tenue en un lieu physique, l’avis de convocation doit mentionner la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, qui doit être situé dans un rayon d’environ 35 km du siège social de la Corporation. Pour une assemblée tenue en ligne, l’avis de convocation doit mentionner la date et l’heure de l’assemblée.

La proposition d’un membre soumise au secrétaire ou au président avant l’envoi de l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle est ajoutée à l’ordre du jour. Aucun point ne peut être ajouté à l’ordre du jour par la suite.

Une assemblée générale extraordinaire demandée par les membres peut être convoquée par les membres signataires de la demande eux-mêmes, lorsque le Conseil fait défaut de convoquer et de tenir une telle assemblée extraordinaire dans les quatorze (14) jours suivant la réception de la demande écrite.

L’omission involontaire de l’envoi ou la non-réception d’un avis de convocation par un membre de la Corporation n’invalide pas les délibérations et les résolutions adoptées lors de cette assemblée générale.

Article 18. Ordre du jour

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir minimalement les points suivants:

lecture et adoption de l’ordre du jour;
adoption du procès-verbal de la dernière assemblée;
rapport d’activités du Conseil d’administration sortant;
présentation du bilan financier;
élection des administrateurs;
préoccupations des membres;
levée de l’assemblée.

Article 19. Attributions de l’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle a les attributions suivantes:

recevoir le rapport annuel du président;
recevoir le rapport financier du trésorier;
élire les administrateurs de la Corporation;
établir le montant des indemnités et récompenses accordés aux membres du Conseil d’administration et du Comité de tennis;
adopter et modifier le Règlement de la Corporation s’il y a lieu;
se prononcer sur toute question concernant la Corporation.

Article 20. Attributions de l’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire se prononce sur toute question concernant la Corporation.

Article 21. Élection des administrateurs

Les candidatures en vue de l’élection des administrateurs peuvent être présentées par les membres au cours de l’assemblée, ou par une proposition soumise par les membres avant l’assemblée. Un membre non présent lors d’une assemblée générale peut poser sa candidature à titre d’administrateur en autant qu’il ait manifesté son intention à l’assemblée via un autre membre. Les propositions de candidature n’ont pas à être secondées par un autre membre.

Lorsque le nombre de mises en candidature est supérieur au nombre de postes à combler, il y a élection par vote à main levée, à moins qu’un membre demande un vote secret.

Lorsque le nombre de mises en candidature est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, le président d’élection déclare les candidats élus par acclamation. Lorsque le nombre de mises en candidature est inférieur au nombre de postes à combler, le Conseil d’administration procède, à sa convenance, à la nomination des administrateurs requis pour combler les postes vacants.

Même si l’on découvre une lacune dans l’élection ou la nomination d’un administrateur, tous les actes posés par l’assemblée des administrateurs seront aussi valides que si les administrateurs avaient été dûment élus ou nommés.

Article 22. Procédure des délibérations

Le président du Conseil d’administration préside aux délibérations de l’assemblée. À toute assemblée générale des membres, il détermine la procédure régissant les délibérations, y compris la durée des interventions, les modalités relatives aux élections, votes, huis-clos et ajournements.

Article 23. Quorum

Lors d’une assemblée générale annuelle, le quorum est fixé au nombre de membres présents. L’assemblée peut poursuivre ses délibérations même si le nombre de membres présents est inférieur au quorum établi au début de l’assemblée.

Pour qu’une assemblée générale extraordinaire puisse avoir lieu, le quorum, fixé au dixième (1/10) des membres de la Corporation, doit être atteint. Lorsqu’elle est convoquée à la demande du Conseil d’administration, si, dans les trente (30) minutes suivant l’heure à laquelle l’assemblée était convoquée, le quorum des membres n’est pas atteint, l’assemblée est reportée à la semaine suivante, à la date et au lieu déterminés par le Conseil d’administration. Le quorum lors de cette réunion est alors fixé au nombre de membres présents. Lorsqu’une assemblée générale extraordinaire est convoquée à la demande d’un groupe de membres, si, dans les trente (30) minutes suivant l’heure à laquelle l’assemblée était convoquée, le quorum des membres n’est pas atteint, l’assemblée est dissoute.

Lors de toute assemblée générale extraordinaire, le quorum doit être respecté pendant toute la durée des délibérations. Dès que le quorum n’est plus respecté, l’assemblée générale extraordinaire est dissoute.

Une feuille de présence est utilisée pour établir la liste des membres présents à une assemblée générale et vérifier le quorum. Chaque membre doit y indiquer son nom en lettres moulées et apposer sa signature si l’assemblée se tient en un lieu physique. Pour une assemblée en ligne, les présences sont prises par la personne agissant à titre de secrétaire.

Article 24. Vote

Pour être soumise au vote, une proposition doit être appuyée par un autre membre. Chaque membre a une voix qui doit être exprimée en personne, le vote par procuration n’étant pas permis. Les invités et le public n’ont pas droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Le vote se prend à main levée, à moins qu’un (1) membre ne demande un vote secret. Une abstention ou un vote secret annulé n’est pas comptabilisé comme une voix exprimée.

En cas d’égalité des voix, le président de la Corporation peut exercer un vote prépondérant.

Article 25. Procès-verbal des assemblées générales

Un procès-verbal est rédigé pour chaque assemblée générale. Les résolutions de l’assemblée générale (RAG) ou de l’assemblée générale extraordinaire (RAGE) sont identifiées en utilisant le système de numérotation suivant : RAG ou RAGE – (4 chiffres de l’année) – (2 chiffres du mois) – (2 chiffres du jour) – (un nombre à 3 chiffres identifiant consécutivement les résolutions prises au cours d’une même assemblée).

CHAPITRE 4: CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 26. Composition

Le Conseil d’administration de la Corporation est composé d’au moins trois (3) membres élus lors de l’Assemblée générale annuelle. Ces membres sont les administrateurs de la Corporation.

Les administrateurs peuvent nommer des administrateurs supplémentaires entre les assemblées annuelles. Le mandat de ces administrateurs supplémentaires expire au plus tard à la date de la prochaine assemblée annuelle. Le nombre total des administrateurs ainsi nommés ne peut excéder le tiers (1/3) du nombre des administrateurs élus à la dernière assemblée générale annuelle.

Article 27. Qualité des administrateurs

Tout administrateur de la Corporation doit être majeur à la date de son élection ou de sa nomination. Il doit également avoir et conserver son statut de membre de la Corporation pendant toute la durée de son mandat.

Article 28. Durée des fonctions

Un membre du Conseil d’administration est élu pour une période de deux (2) ans. Le mandat d’un administrateur est renouvelable.

Article 29. Destitution

Seuls les membres, par un vote majoritaire lors d’une assemblée générale, peuvent destituer un administrateur.

Article 30. Vacance

Un poste est réputé vacant si un administrateur a signifié, par écrit, son intention de démissionner du Conseil d’administration, s’il a perdu son statut de membre, s’il a été destitué, s’il a été jugé inapte par un tribunal ou s’il décède. Tout administrateur absent pendant trois (3) séances consécutives du Conseil d’administration, sans motif valable, est réputé avoir démissionné de son poste d’administrateur, laissant le poste vacant.

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du Conseil d’administration. Il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de combler le poste vacant et, dans l’intervalle, de continuer à agir, en autant que le quorum subsiste. Le remplaçant nommé par le Conseil demeure en fonction pour le reste du terme de son prédécesseur.

Article 31. Attributions du Conseil d’administration

Le Conseil administre les affaires de la Corporation et en exerce tous les pouvoirs. À cette fin, il:

exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par la loi et le Règlement de la Corporation;
gère les avoirs de la Corporation;
détermine les dépenses administratives de la Corporation;
approuve les contrats de service ou toute entente engageant la Corporation;
réalise les mandats qui lui sont confiés par l’assemblée générale;
planifie, organise, dirige et évalue les activités du tennis sous sa juridiction;
établit les règles pour le fonctionnement des ligues de tennis;
établit le coût de la cotisation et des frais d’administration;
établit le coût de participation aux ligues et la politique de remboursement;
recrute et supervise les bénévoles dans leur travail auprès des membres;
prend entente avec le Services des loisirs et de la vie communautaire de la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures pour le bon déroulement des activités de la Corporation;
reçoit, examine et juge les plaintes reçues des membres et du public;
fait rapport à l’assemblée générale.

Article 32. Assemblée du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, minimalement deux (2) fois par année, sur demande du président ou de deux (2) membres du Conseil.

Il suffit que le quorum soit atteint pour que le Conseil d’administration nouvellement élu ou nommé puisse, sans avis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle de la Corporation durant laquelle il aura été élu.

Si tous les administrateurs participants y consentent, une réunion du Conseil d’administration peut être tenue par voie téléphonique, électronique ou par tout autre moyen de communication permettant aux participants de la réunion de communiquer adéquatement entre eux. L’administrateur qui participe à la réunion de cette façon est considéré comme y étant présent.

Les administrateurs ne peuvent participer aux réunions du conseil par procuration.

Article 33. Avis de convocation

L’avis de convocation et l’ordre du jour sont normalement transmis au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de l’assemblée; par courrier électronique, téléphone ou en personne. En situation d’urgence, ce délai peut être réduit si tous les administrateurs y consentent. L’avis doit mentionner la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, qui doit être situé dans un rayon d’environ 35 km du siège social de la Corporation.

L’omission involontaire de l’envoi ou la non-réception d’un avis de convocation par un administrateur n’invalide pas les délibérations et les résolutions adoptées lors de cette assemblée.

Article 34. Quorum

Le quorum du Conseil d’administration est fixé à la majorité des administrateurs, avec un minimum de trois (3) administrateurs. Le quorum doit être respecté pendant toute la durée des assemblées.

Article 35. Vote

Pour être soumise au vote, une proposition doit être appuyée par un (1) autre administrateur. Chaque administrateur a une voix qui doit être exprimée en personne, le vote par procuration n’étant pas permis. Les invités n’ont pas droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Le vote se prend à main levée, à moins qu’un (1) administrateur demande un vote secret. Une abstention ou un vote secret annulé n’est pas comptabilisé comme une voix exprimée.

En cas d’égalité des voix, le président de la Corporation peut exercer un vote prépondérant.

Article 36. Procès-verbal des assemblées du Conseil d’administration

Un procès-verbal est rédigé pour chacune des assemblées du Conseil. Les résolutions du Conseil d’administration (RCA) seront identifiées en utilisant le système de numérotation suivant : RCA – (4 chiffres de l’année) – (2 chiffres du mois) – (2 chiffres du jour) – (un nombre à 3 chiffres identifiant consécutivement les résolutions prises au cours d’une même assemblée).

Article 37. Résolution signée

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du Conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la Corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

Article 38. Rémunération

Les administrateurs s’acquittent de leur mandat à titre gratuit. Ils ont toutefois droit au remboursement des dépenses raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leur fonction, avec le consentement préalable du Conseil d’administration et sur présentation des pièces justificatives.

Article 39. Indemnité

Les membres du Conseil d’administration reçoivent une indemnité annuelle en dédommagement des dépenses encourues pour participer aux réunions de la Corporation, organiser les activités de la Corporation et remplir leurs fonctions d’administrateurs. Le montant de cette indemnité est établi par les membres de la Corporation lors de l’assemblée générale annuelle.

Article 40. Récompense

Seule l’assemblée générale peut autoriser une dépense ayant pour but de récompenser une personne (membre ou bénévole) pour le travail de bénévolat effectué.

CHAPITRE 4: LES DIRIGEANTS

Article 41. Désignation

Les dirigeants de la Corporation sont : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, ainsi que tout autre dirigeant dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du Conseil d’administration. Les fonctions de trésorier et de secrétaire peuvent être cumulées avec d’autres fonctions.

Article 42. Élection

Les dirigeants sont élus chaque année par les membres du Conseil d’administration à la première assemblée du Conseil suivant l’assemblée générale annuelle. Un des administrateurs est nommé président d’élection.

Une candidature en vue de l’élection des dirigeants peut être présentée par un administrateur au cours de l’assemblée du Conseil, ou par une proposition soumise par un administrateur avant cette assemblée. Un membre non présent lors de l’assemblée peut poser sa candidature à un poste en autant qu’il ait manifesté son intention au Conseil via un autre administrateur. Un administrateur peut proposer une candidature sans devoir recevoir l’appui d’un autre administrateur.

Lorsqu’il n’y a qu’une seule mise en candidature pour un poste, le président d’élection déclare le candidat élu par acclamation. Lorsqu’il y a plusieurs mises en candidature pour un poste, il y a élection. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Le vote se prend à main levée, à moins qu’un (1) administrateur demande un vote secret. Une abstention ou un vote secret annulé n’est pas comptabilisé comme une voix exprimée.

Article 43. Président

Le président est le premier dirigeant de la Corporation. Il exerce son autorité sous le contrôle du Conseil d’administration. Il exerce une fonction de leader au sein du Conseil d’administration et assure l’intégrité de celui‑ci. Il coordonne les activités du Conseil d’administration en l’aidant à s’acquitter de ses responsabilités de gouvernance, et assure des relations de collaboration entre les administrateurs et entre le Conseil d’administration et le Comité de tennis. Il doit s’assurer que le Conseil d’administration discute des enjeux liés à son mandat. Il a les responsabilités suivantes :

élaborer des ordres du jour harmonisés avec les objectifs annuels du Conseil d’administration, présider les réunions du Conseil d’administration et s’assurer que celles-ci sont efficaces, et qu’elles permettent un bon travail de gouvernance;
établir des normes quant au déroulement du Conseil d’administration, et faire respecter les politiques et les règlements administratifs liés au comportement des administrateurs;
s’assurer que le plan de travail du Conseil d’administration, qui comprend ses objectifs annuels, est élaboré et mis en œuvre, et qu’il favorise une amélioration continue;
faire rapport régulièrement au Conseil d’administration sur des enjeux relevant de ses responsabilités en matière de gouvernance;
agir, au nom du Conseil d’administration, à titre de point central de la communication de la Corporation, élaborer des normes liées au format de présentation des rapports au Conseil et le niveau de détail à inclure pour s’assurer que les renseignements sont présentés adéquatement;
agir, au nom du Conseil d’administration, à titre de représentant et de personne ressource principale auprès du public;
signer les contrats, ententes et documents officiels au nom de la Corporation;
être membre d’office de tous les comités;
présider les assemblées générales des membres;
assurer la planification de la relève au Conseil d’administration et au Comité de tennis;
agir à titre de mentor pour les autres administrateurs et s’assurer de la pleine contribution des administrateurs.

Article 44. Vice-président

Le vice-président soutient et assiste le président dans l’accomplissement de ses fonctions. Il a les responsabilités suivantes :

remplacer le président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir, en exerçant alors les mêmes fonctions et pouvoirs;
agir à titre de mentor pour les autres administrateurs;
remplir toute autre fonction que lui attribue le Conseil.

Article 45. Trésorier

Le trésorier collabore avec le président pour aider le Conseil d’administration à assumer ses responsabilités fiduciaires. Il a les responsabilités suivantes :

garder les fonds et les valeurs mobilières de la Corporation, déposer l’argent, les valeurs mobilières et autres effets de valeur au nom et au crédit de la Corporation dans une institution financière;
tenir des comptes complets et précis de l’actif, du passif, des reçus et des débours de la Corporation;
utiliser et débourser les fonds de la Corporation uniquement selon les directives reçues du président en se servant des pièces justificatives appropriées et procéder à l’émission des chèques;
rendre compte aux administrateurs, pendant la réunion régulière du Conseil d’administration ou sur demande, de toutes les transactions de la Corporation, et de leur présenter la situation financière de la Corporation;
aider le président à faire respecter les politiques et les règlements administratifs liés au comportement des administrateurs, en mettant un accent particulier sur les responsabilités fiduciaires;
présenter aux membres de l’assemblée annuelle les états financiers, qui font partie du rapport annuel de la Corporation approuvés par le Conseil d’administration;
dresser la liste des récipiendaires des prix de participation accordés aux membres par la Corporation et la joindre en annexe au bilan financier;
agir à titre de mentor pour les autres administrateurs;
remplir toute autre fonction que lui attribue le Conseil.

Article 46. Secrétaire

Le secrétaire collabore avec le président pour aider le Conseil d’administration à assumer ses responsabilités fiduciaires. Il a les responsabilités suivantes :

aider le président à faire respecter les politiques et les règlements administratifs liés au comportement des administrateurs, en mettant un accent particulier sur les responsabilités fiduciaires;
maintenir un registre des noms et des adresses des membres;
assurer l’enregistrement et le maintien des procès-verbaux de chaque assemblée générale de la Corporation, ainsi que de celles du Conseil d’administration et du Comité de tennis;
gérer la correspondance du Conseil d’administration et de la Corporation;
garder les livres de procès-verbaux, les documents et les registres de la Corporation, et assurer leur maintien;
s’assurer de la préparation et du dépôt des rapports à la demande du Conseil d’administration;
émettre les avis prévus par le Règlement et assister aux assemblées générales, ainsi qu’à celles du Conseil d’administration et du Comité de tennis;
remplir toute autre fonction que lui attribue le Conseil.

Article 47. Démission et destitution

Un dirigeant peut démissionner en tout temps en signifiant sa décision par écrit au président ou au secrétaire de la Corporation ou lors d’une assemblée du Conseil d’administration. Un dirigeant peut être remplacé ou destitué en tout temps par résolution du Conseil d’administration.

CHAPITRE 5: COMITÉ DE TENNIS

Article 48. Composition

Le Comité de tennis est composé des membres du Conseil d’administration, qui sont membres d’office, ainsi que de membres de la Corporation ou de personnes du milieu souhaitant participer à l’organisation des activités de la Corporation.

Article 49. Durée des fonctions

Les membres de la Corporation ou les personnes extérieures à la Corporation peuvent siéger au Comité de tennis sur résolution du Conseil d’administration et à sa seule discrétion. Tout membre du Comité de tennis cesse d’occuper ses fonctions ou d’y siéger sur résolution du Conseil d’administration et à sa seule discrétion.

Article 50. Attributions du Comité de tennis

Le Comité de tennis est une structure consultative en appui au Conseil d’administration. Il:

suggère des activités à organiser par la Corporation;
planifie, organise et évalue les activités de la Corporation;
réalise les mandats qui lui sont confiés par le Conseil d’administration de la Corporation.

Article 51. Assemblée du Comité de tennis

Le Comité de tennis se réunit aussi souvent que nécessaire. Le président du Conseil d’administration convoque et préside les réunions du Comité de tennis.

Article 52. Avis de convocation

L’avis de convocation est normalement transmis au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de l’assemblée; par courrier électronique, téléphone ou en personne. Ce délai peut être plus court lorsque tous les membres en conviennent.

Article 53. Quorum

Le quorum du Comité de tennis est fixé au nombre de personnes présentes à l’assemblée. Le Comité peut poursuivre ses délibérations même si, au cours de l’assemblée, le nombre de membres présents est inférieur au quorum établi en début d’assemblée.

Article 54. Rémunération

Les membres du Comité de tennis s’acquittent de leur mandat à titre gratuit. Ils ont toutefois droit au remboursement des dépenses raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leur fonction et dans l’exécution de leurs tâches, avec le consentement préalable du Conseil d’administration et sur présentation des pièces justificatives.

Article 55. Indemnité

Les membres du Comité de tennis reçoivent annuellement une indemnité en dédommagement des dépenses encourues pour participer aux réunions du Comité de tennis et organiser les activités de la Corporation. Le montant de cette indemnité est établi par les membres de la Corporation lors de l’assemblée générale annuelle.

CHAPITRE 6: DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 56. Exercice financier

L’exercice financier de la Corporation se termine le trente-et-un (31) décembre de chaque année, ou à toute autre date fixée par résolution du Conseil d’administration.

Article 57. Livres et comptabilité

Pendant l’exercice financier, le trésorier tient les livres de comptabilité où sont inscrits les fonds reçus, les déboursés, les transactions financières, les dettes et les obligations contractées par la Corporation.

Article 58. Approbation des dépenses et remboursement

Toute dépense effectuée par un membre de la Corporation doit avoir été préalablement approuvée par écrit par au moins un des membres du Conseil d’administration. Aucun remboursement ne sera accordé pour une dépense non autorisée au préalable. Aucun remboursement ne sera effectué sans la remise de la facture originale au trésorier.

Article 59. Pouvoir d’emprunt

Les administrateurs n’ont pas le pouvoir de contracter des emprunts pour ou au nom de la Corporation.

Article 60. Signature des effets de commerce

Les signatures de deux (2) membres du Conseil d’administration, reconnus par l’institution financière, doivent être apposées sur les chèques et autres effets négociables de la Corporation. Les personnes autorisées à signer les chèques sont désignées par résolution du Conseil d’administration. Ces deux personnes ne peuvent appartenir à une même famille, être mari et femme, conjoints de fait ou vivre maritalement.

Article 61. Signature des contrats et autres documents

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Corporation sont au préalable approuvés par le Conseil d’administration et signés ensuite par le président ou une personne désignée à cette fin.

Article 62. Institution financière

Le Conseil d’administration désigne, par résolution, le choix de l’institution financière dans laquelle les fonds, obligations ou autres titres de la Corporation sont placés.

Article 63. Publication des récompenses aux administrateurs et bénévoles

Le Conseil d’administration, lors de l’assemblée annuelle, divulgue à ses membres les récompenses qu’il aura accordées à chacun de ses administrateurs et bénévoles dans le cours de ses opérations.

CHAPITRE 7: OBLIGATIONS LÉGALES

Article 64. Responsabilité des actes

Aucun administrateur ou bénévole ne pourra être tenu responsable d’actes, de négligence ou de manquement de quelque autre administrateur, dirigeant, membre de comité, bénévole, contractuel ou employé de la Corporation, ni d’avoir été associé à quelque encaissement ou à quelque perte, dommage ou dépense subie ou engagée par la Corporation à cause d’une insuffisance ou de lacunes de quelque titre dans lequel auront été placés ou investis des fonds ou des biens de la Corporation, ni de quelque perte ou dommage subi par suite de la faillite, de l’insolvabilité ou d’un acte délictuel d’une personne, d’un cabinet ou d’une société à qui aura été confié ou chez qui aura été déposé quelque fonds, titre ou bien, ni de quelque autre perte, dommages ou incident susceptible de survenir dans l’exercice de ses fonctions, pourvu qu’il ait : respecté la Loi ainsi que les statuts et les règlements administratifs de la Corporation; et exercé ses pouvoirs et rempli ses devoirs conformément à la Loi.

Article 65. Conflit d’intérêts

Dans l’exercice de ses fonctions, un administrateur ou un bénévole doit en tout temps et en toutes circonstances agir avec prudence, diligence, soin, honnêteté et loyauté. Il doit également respecter les Lois et règlements en vigueur dans le cadre de ses activités liées à la Corporation. Un administrateur ou un bénévole doit également éviter de se placer en situation de conflit d’intérêts qu’elle soit réelle, potentielle ou apparente. Dès que cette personne constate qu’elle est en situation de conflit d’intérêts, elle doit le déclarer sans omission, s’abstenir de voter ou de prendre une décision sur toute question concernant cette situation et éviter d’influencer le vote ou la décision qui s’y rapporte.

La Corporation indemnisera obligatoirement les administrateurs et bénévoles pour les coûts, les frais et les dépenses engagés en rapport avec une action ou une procédure intentée contre eux et portant sur l’exécution de leurs devoirs ou des affaires se rattachant à leur fonction.

Article 66. Assurance responsabilité civile

La Corporation contracte et défraie annuellement la prime de la police d’assurance responsabilité civile pour dirigeants et administrateurs, employés, bénévoles et membres de comités offerte par le Regroupement Loisir et Sport du Québec (RLSQ). Cette assurance couvre les conséquences monétaires découlant d’une faute, erreur, omission, négligence commise dans le cadre d’actes administratifs, et causant un dommage à une tierce partie.

Advenant le non-renouvellement ou la résiliation de la police d’assurance, le conseil d’administration devra informer, dans les plus brefs délais, toutes les personnes qui bénéficiaient ou auraient pu bénéficier d’une telle protection.

CHAPITRE 8: COMMUNICATIONS

Article 67. Coordonnées des membres

Les coordonnées des membres sont colligées par le Comité de tennis. Il appartient au membre d’aviser la Corporation de tout changement dans ses coordonnées, incluant l’adresse courriel.

Article 68. Communications par le Conseil d’administration

Les coordonnées des membres colligées par la Corporation ne peuvent être utilisées par le Conseil d’administration que pour l’envoi d’informations reliées aux activités de la Corporation.

De l’information additionnelle concernant des activités tennistique organisées par d’autres personnes peut être transmise aux membres de la Corporation qui en auront exprimé le désir lors de leur adhésion à la Corporation.

Lors d’une communication par courriel concernant les affaires de la Corporation, un administrateur doit toujours mettre les autres membres du Conseil d’administration en «copie conforme», que cette communication soit destinée à un autre membre de la Corporation (Conseil d’administration, Comité de tennis, membres) ou à une personne extérieure à la Corporation.

Lorsqu’il reçoit un courriel d’un membre, un administrateur doit le transmettre aux autres membres du Conseil d’administration.

Article 69. Communications par le Comité de tennis

Toute communication utilisant les coordonnées des membres colligées par la Corporation doit être préalablement approuvée par au moins un membre du Conseil d’administration, que cette communication soit destinée à un autre membre de la Corporation ou à une personne extérieure à la Corporation.

Lors d’une communication par courriel concernant les affaires de la Corporation, le membre du Comité de tennis doit toujours mettre les autres membres du Comité en «copie conforme», que cette communication soit destinée à d’autres membres du Comité de tennis, à d’autres membres de la Corporation, ou à d’autres personnes.

Lorsqu’il reçoit un courriel d’un membre, un membre du Comité de tennis doit le transmettre aux membres du Conseil d’administration.

Article 70. Communications entre membres

Les noms, numéros de téléphone et adresses courriel de chaque membre sont communiqués à l’ensemble des autres membres afin de permettre le fonctionnement des ligues de tennis et favoriser la pratique du tennis. Ces coordonnées sont réservées à l’usage exclusif des membres de la Corporation, uniquement pour la planification de parties de tennis entre membres. Toute utilisation autre et toute diffusion de ces coordonnées peut entraîner la suspension ou l’expulsion de la Corporation. La personne fautive s’expose également aux sanctions prévues spécifiquement à cet effet par la loi.

Un membre est également autorisé à utiliser la liste pour l’envoi d’un avis de convocation aux autres membres pour la tenue d’une assemblée générale extraordinaire lorsque le Conseil est en défaut de convoquer une telle assemblée, tel que stipulé à l’article 17 du présent Règlement.

CHAPITRE 9: DISSOLUTION

Article 71. Approbation et procédure

La dissolution de la Corporation doit être approuvée par vote lors d’une assemblée générale extraordinaire convoquée uniquement à cette fin. Si la dissolution est approuvée, la procédure de dissolution entreprise devra être conforme aux exigences de la Loi sur les compagnies.

Article 72. Distribution des avoirs

En cas de dissolution de la Corporation, ses biens et avoirs financiers seront remis à la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures.

CHAPITRE 10: DISPOSITIONS FINALES

Article 73. Amendement au Règlement

Le présent Règlement peut être abrogé ou amendé uniquement par référendum, sur proposition du Conseil d’administration ou de trois (3) membres de la Corporation. Le libellé de la proposition de modification soumise à ce référendum doit être adopté par l’Assemblée générale. Le référendum doit être tenu dans les dix (10) jours suivant le jour de cette Assemblée générale. La période de votation est de sept (7) jours consécutifs.

Les membres sont informés par voie électronique, dans les plus brefs délais, de la procédure de vote et de la proposition sur laquelle ils doivent se prononcer.

La votation, qui se fait par voie électronique, est assimilée à un vote à main levée; la position de chaque membre votant étant publique. Les résultats du vote sont transmis à l’ensemble des membres par voie électronique.

La proposition est adoptée si elle réunit une majorité simple (50% + 1) des voix exprimées, et qu’au minimum 10% des membres ont voté.

Article 74. Abrogation et entrée en vigueur du Règlement

Le présent Règlement abroge tous les règlements généraux antérieurs de la Corporation. Il entre en vigueur le jour de son approbation par l’Assemblée générale.